1. Rôles relatifs au traitement des données
1.1 Responsable du traitement
Nous déterminons les finalités et les moyens du traitement des données personnelles pour les activités suivantes :
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gestion des commandes, livraisons et services après-vente ;
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administration des comptes et fonctionnalités du site ;
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exploitation du site et gestion de la relation client.
1.2 Sous-traitant
Dans certaines collaborations, nous pouvons intervenir comme sous-traitant et traiter des données uniquement selon les instructions du responsable concerné, notamment pour l’exécution de commandes ou la gestion d’informations clients.
1.3 Définitions
Client : personne physique agissant à des fins non professionnelles et effectuant un achat sur le site.
Utilisateur : toute personne consultant ou utilisant le site.
Responsable du traitement : entité déterminant les finalités et les moyens d’un traitement au sens du RGPD.
Responsables conjoints : entités déterminant ensemble ces finalités et moyens, conformément à l’article 26 du RGPD.
Sous-traitant : prestataire autorisé à traiter des données pour le compte d’un responsable du traitement.
2. Données traitées et finalités
Chaque traitement repose sur une base juridique prévue par l’article 6 du RGPD : exécution du contrat, obligation légale, intérêt légitime ou consentement, selon la finalité concernée.
Les données peuvent notamment être utilisées pour :
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créer, livrer et facturer les commandes ;
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assurer le service après-vente et les garanties ;
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traiter les paiements et vérifier les transactions ;
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répondre aux demandes du service client ;
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envoyer les notifications liées aux commandes ;
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gérer les réclamations et différends ;
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détecter les fraudes et prévenir les risques ;
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respecter les obligations comptables et fiscales ;
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établir des statistiques de fonctionnement ;
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améliorer le site, l’expérience utilisateur et les produits.
Les informations facultatives qui ne sont pas indispensables au service peuvent ne pas être fournies.
3. Destinataires et prestataires
3.1 Accès autorisé
Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes habilitées, dans la limite nécessaire à l’accomplissement de leurs missions.
3.2 Catégories de prestataires
Selon les besoins, certaines données peuvent être transmises à :
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des prestataires de paiement ;
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des transporteurs et services logistiques ;
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des services d’assistance et d’après-vente ;
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des prestataires techniques chargés du fonctionnement du site.
3.3 Obligations applicables
Les prestataires concernés doivent traiter les données pour les seules finalités convenues, préserver leur confidentialité et appliquer les exigences du RGPD ainsi que les principes de protection des données dès la conception et par défaut.
4. Durées de conservation
Les principales durées appliquées sont les suivantes :
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données des prospects : 3 ans après le dernier échange ;
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données des clients : 5 ans après le dernier achat ;
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factures et documents comptables : 10 ans, conformément aux obligations légales ;
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enregistrements téléphoniques : 6 jours, lorsqu’un enregistrement est effectué.
Certaines informations peuvent être archivées plus longtemps lorsqu’une obligation légale ou la gestion d’un litige le justifie.
5. Sécurité et prévention de la fraude
5.1 Évaluation des risques
Des règles automatisées peuvent être utilisées pour repérer des commandes ou transactions inhabituelles. Lorsqu’une vérification complémentaire paraît nécessaire, le traitement de la commande peut être temporairement suspendu et des informations supplémentaires peuvent être demandées.
5.2 Protection des paiements
Les mesures appliquées comprennent notamment :
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la transmission chiffrée des données par SSL/TLS ;
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le recours à des prestataires appliquant la norme PCI DSS ;
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l’absence de conservation des données bancaires complètes sur les serveurs du site ;
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la vérification des paiements au moyen de canaux sécurisés.
Ces mesures contribuent à réduire les risques d’accès, de modification ou de divulgation non autorisés.
6. Droits des personnes
Dans les conditions prévues par le RGPD et le droit français, chaque personne peut demander :
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l’accès à ses données ;
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la rectification des informations inexactes ;
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l’effacement de ses données ;
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la limitation du traitement ;
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la portabilité des données ;
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l’opposition à certains traitements ;
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le retrait de son consentement à tout moment ;
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la définition de directives relatives au traitement de ses données après son décès.
Une demande peut être adressée par e-mail ou par téléphone. Une vérification d’identité proportionnée, telle que la confirmation des informations de commande, peut être demandée lorsque cela est nécessaire.
7. Données relatives aux mineurs
Le site ne cherche pas à recueillir intentionnellement des données personnelles concernant des mineurs.
Lorsqu’une collecte non prévue est constatée, les informations concernées peuvent être supprimées dans la mesure raisonnablement possible. Le représentant légal peut également demander leur rectification ou leur effacement.
8. Coordonnées
Pour toute question relative aux données personnelles ou pour exercer un droit :
Adresse : 4704 Coltsfoot Rd, Greensboro, NC 27455, US
Téléphone : +1 (336) 788-2386
E-mail : assist@karnavik.com
Horaires (CET/CEST) :
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du lundi au vendredi : 09 h 00 – 18 h 00 ;
-
le samedi : 09 h 00 – 16 h 00.